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Jun 122019
 

Organization: International Rescue Committee
Country: Mexico
Closing date: 31 Jul 2019

The IRC is looking for an Access and Operations Officer (OAO) for its program in Ciudad Juarez that will ensure that all organizational policies and security procedures/processes respond appropriately to the context, and are understood and followed by IRC staff and personnel in addition to advising on humanitarian access approaches. Furthermore, he/she will support with logistics needs to ensure that office operations and program activities are implemented effectively and in compliance with IRC’s logistics polices and SOPs.

The OAO will monitor the security environment throughout areas of project implementation in order to advise IRC’s Head of Mission regarding emergent situation or changing conditions that could affect personnel and/or project operations.

The OAO (in close collaboration with the head of mission- as focal point for the OAO) will analyze broader security trends, in order to advise and update IRC’s Security Management Plan accordingly, support in development of on-site training and facilitate and review programme implementation plans, standard operating procedures (SOPs) and contingency plans (CP).

Finally, the OAO will assist in designing approaches to humanitarian access by maintaining strong communication with key focal points within areas of implementation as well as key humanitarian actors.

Deliverables:

Humanitarian Access

• Weekly reports underlining contextual shifts or updates affecting access, supporting relationships with local authorities (especially while registration is in process), and as necessary with other actors that are relevant to IRC’s field work and in support of IRC’s head of mission.

• Weekly meetings with the programmes team to advise and ensure that IRC and its mission and work is known and accepted. (Will depend on program visibility strategy).

• Daily Sit-Rep set outto IRC’s program personnel regarding security situation in current implementation areas or access routes, mentioning or flagging those situations that could distort or risk IRC’s personnel, its partners, beneficiaries and/or efficient program implementation.

• Provide technical input on evaluations to related to IRC’s programs in new geographic areas.

• In collaboration with the head of mission, coordinate with relevant security actors, for example, other NGOs security coordinators, UNDSS regional/local contacts, key community members, etc. Participate in information/working groups (through Skype, WhatsApp), meetings, and sharing minutes and or updates of those meetings with the head of mission on a weekly basis.

Operations

Logistics and Supply Chain

• Set up authorized supplier list and complete Anti-Terrorism Compliance Checks-(ATC) for all suppliers and contractors

• Daily procurement of necessary supplies and services, in compliance with IRC’s logistics and supply chain policies and SOPs.

• Monthly procurement report through IRC’s systems and tools. (SCMR and PRTS)

• In compliance with IRC’s policies and SOPs, maintain and update IRC’s inventory on a daily basis. Send out monthly inventory and access register through IRC’s systems and tools.

• Ensure proper contract management administration (Car rentals, office and guest house rental, constructions, consultancies, etc)

• Complete daily fuel consumption register and monthly report according to IRC’s policies and SOPs.

Security and Protection

• Provide technical support to IRC’s head of mission related to all policies, processes, directives and planning related to personnel security, operational security and program continuity in Mexico.

• Regularly evaluate, review and update security management plans (SMP). Refer and guarantee the IRC’s Security Management Framework fulfillment within the SMP and all its annexes (this could be done in coordination with the regional or HQ focal point)

• Collaborate with the head of mission and any field coordination mechanism to maintain, consolidate and implement operational procedures and contingency plans; and to develop others as needed.

• Perform risk evaluations on contracted and or potential office spaces and residencies. Conduct a follow up on decision to be taken in order to guarantee compliance to protection and security norms.

• Daily Reports: To be shared by email to all personnel (when there is no immediate threats), these reports will be shared by IRC’s What’sApp / SMS /phone calls or by any other agreed modality in the case of imminent threat.

• Weekly reports: which should include incident reports that are relevant to the organization’s current or projected operations; links to relevant information from open sources; and a paragraph (no more than one page) on the situational analysis/ events and trends and possible effects on the overall situation.

• Monthly Reports: It should be updated before the end of each month and it will be shared with the head of mission and HQ.

• Incident Tracker: It shall be updated every time a new incident or trend is registered within IRC’s operations area.

• Keep updating static and live movements (heat maps and risk maps) for Mexico, informing all personnel during weekly meetings.

Briefings:

• Share security briefing documents with visitors and new personnel in advance to their arrival to the mission; in addition the OAO should be available for contact before arrival in country.

• Provide security, logistics and access briefing within 24 hours after the arrival of any IRC member.

• Provide induction on security, supply chain and logistics to all personnel joining the IRC; this will be registered on the training register and should include standard operative procedures (SOPs), Contingency Plans (CP), security management, incident report mechanism, prevention and response mechanism, communications protocols, etc.

• Monitor, register and update IRCs contact card (online file and excel version) in collaboration with administration and head of mission.

Negotiation and mediation, context and conflict analysis, incident notification and management.

Since this is a new mission in its first stages, the consultant must demonstrate commitment, flexibility, creativity and adaptability; it is expected the candidate will demonstrate his/her skills to adapt his/her approaches as the program needs change. Moreover, the position is an integral part of start-up support; and as such, the consultant will advise, propose and support the program team with ideas, suggestions and other tasks. Finally, it’s expected that he/she can work independently, maintaining motivation and proactive communication with the head of mission.

REQUIREMENTS

• Minimum of 3 years of working experience with NGOs or civil society preferably within international humanitarian assistance programs with demonstrable planning, organization and implementation of humanitarian logistics and security operations in the field or with similar and relevant experience.

• Understanding of humanitarian principles, code of conduct and specific work related to field context and NGOs operations.

• Ability to understand and analyze various local, regional, national and international policies and dynamic security situations against operational needs through clear and concise, timely reporting.

• Posses own vehicle in good working condition, has valid driver license and accepts the use of his/her vehicle for work purposes (fuel reimbursement considered in calculations of contract rates)

• Previous experience working in local context (Ciudad Juarez) strongly preferred

• Recent work in logistics and supply chain, security or humanitarian access an advantage.

• Fluent in Spanish and English (required)

• Flexible and creative, with ability to work independently and able to self-motivate.

*Consultant must acknowledge and accept IRC’s security and vehicle use policies.

El IRC está buscando un Oficial de Acceso y Operaciones (OAO) para sus programas en Ciudad Juárez. Asegurar que las políticas y procedimientos de seguridad de la organización responden al contexto, adecuado y conocido por el personal, y asesorar sobre los enfoques de acceso humanitario. Además, deberá brindar todo el apoyo logístico necesario para permitir que las actividades de la oficina y del programa se desarrollen con la máxima eficacia de conformidad a los procedimientos logísticos de IRC.

Deberá monitorear la situación de seguridad en las áreas del proyecto y asesorar a la jefa de misión acerca de cualquier cambio o condiciones adversas que afecten la seguridad del personal o las operaciones del proyecto.

La/el OAO (en colaboración con la jefa de misión- como punto focal para la/el OAO) analizará las tendencias de seguridad, asesorará, actualizará e implementará el Plan de Gestión de Seguridad del IRC. La/el OAO modernizará los enfoques de acceso humanitario de seguridad de acuerdo con los principios humanitarios y las necesidades humanitarias. La/el OAO llevará a cabo capacitación en el sitio para el personal (cuando sea posible y apropiado), facilitará la revisión e implementación de planes, procedimientos operativos estándar y planes de contingencia.

Por último, la/el OAO prestará asistencia en la elaboración de enfoques para el acceso de la asistencia humanitaria, manteniendo una comunicación estrecha con puntos focales en las zonas de implementacion del proyecto aplicación y con autoridades y actores claves trabajando en temas parecidos.

ENTREGABLES:

Acceso humanitario

• Reportar semanalmente en nuevos desarrollos en relaciones con las autoridades locales, según sea necesario y con otros agentes de poder que sean relevantes para el trabajo de IRC en el campo y en apoyo del Jefe de Misión del IRC.

• Mantener reuniones semanales con programas para asesorar y garantizar que el IRC, su misión y su trabajo en las áreas de operaciones sea conocido y aceptado (esto depende de la visibilidad y las estrategias del programa);

• Compartir diariamente, con el personal del IRC la situación de seguridad actual en zonas de trabajo o rutas de acceso, mencionando o haciendo hincapié en aquellas situaciones que pudiera alterar o poner en riesgo el personal del IRC, sus socios, los beneficiarios y/o la implementación eficiente del programa.

• Proporcionar información técnica y asesoramiento en evaluaciones para considerar nuevos programas de IRC en nuevas áreas geográficas.

• En cooperación con el Jefe de Misión, coordinar con los actores de seguridad relevantes, por ejemplo, otros coordinadores de seguridad de las ONG, contactos UNDSS regionales / locales, partes interesadas de la comunidad local, jefes de autoridades locales, etc.; Generalmente participando en grupos de información (Skype-WhatsApp), reuniones, etc; compartiendo minutas de esas reuniones o actualizaciones con el Jefe de Misión del IRC semanalmente.

Operaciones

Logística y Cadena de Suministros

• Establecer una lista de proveedores autorizados a trabajar con el IRC, mediante Revisión antiterrorista (Anti-Terrorism Compliance Checks-ATC) para proveedores y contradores.

• Adquisición diaria de artículos necesarios de proveedores locales o en otro lugar según corresponda en conformidad a los procesos logísticos y de abastecimiento del IRC.

• Reportar mensualmente las adquisiciones a través de los sistemas y herramientas del IRC (SCMR y PRTS)

• Acorde a los procedimientos estándares y políticas del IRC administrar diariamente el inventario Reportar mensualmente el inventario y el registro de activos a través de los sistemas y herramientas del IRC.

• Administrar efectivamente los contratos de alquileres (vehículos y edificios)

• Registrar diariamente el consumo de combustible y reportar mensualmente acorde a las herramientas y sistemas del IRC.

Seguridad y protección

• Proporcionar apoyo técnico al Jefe de Misión en todas las políticas, procedimientos, directrices y planificación para la seguridad del personal, la seguridad operacional y la continuidad del programa en Mexico;

• Evaluar, revisar y actualizar los planes de gestión de seguridad de forma regular. Hacer referencia y garantice el cumplimiento del Marco de gestión de la seguridad del IRC dentro del SMP y todos los anexos (esto se puede haceren coordinación con el punto focal regional / HQ).

• Colaborar con el Jefe de Misión y cualquier mecanismo de coordinación de campo para mantener, consolidar e implementar procedimientos operativos y planes de contingencia; y para desarrollar otros donde pueda surgir la necesidad

• Realizar evaluaciones de riesgos de oficinas y residencias contratadas y prospectivas. Hacer un seguimiento de las medidas que se tomarán para garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad y protección.

Asesorías diarias: se compartirán en forma de correo electrónico cuando el sujeto no represente una amenaza inmediata para el personal, las operaciones y las instalaciones; estos avisos serán compartidos por el grupo de WhatsApp / SMS / llamada telefónica u otra modalidad acordada cuando la amenaza sea inmediata

• Informes semanales: estos deben incluir información sobre incidentes que sean relevante para las operaciones actuales o futuras de la organización; se pueden incluir enlaces a información relevante de fuente abierta; los informes semanales deberán incluir un párrafo (no más de una página) de análisis sobre la situación actual / eventos y los efectos de estos sobre las tendencias y posibles cambios en el escenario

• Informe mensual de seguridad: deberá actualizarse antes de fin de cada mes y compartirse con el jefe de la misión y la sede.

• Hoja de seguimiento del informe de incidentes: deberá actualizarse cada vez que se registren incidentes y tendencias dentro del área de operación del IRC.

• Mantener actualizados los mapas de movimientos estáticos y en vivo (mapas de calor y mapas de riesgos) para México y mantener al personal informado en reuniones semanales

Orientaciones

• Documentación de seguridad previa a la llegada para compartir con los visitantes y el personal entrante antes de su llegada; también se les debe ofrecer la oportunidad de contactar al/ a la SAO antes de la llegada

• Se debe proporcionar orientación a la llegada a cualquier miembro del personal de IRC, visitante o consultor, dentro de las 24 horas posteriores a la llegada al país.

• Se debe proporcionar capacitación / inducción de seguridad y de logística y abastecimiento para todo el personal que se une al IRC; esto debe registrarse en el registro de entrenamiento; esto puede incluir procedimientos operacionales estándares (SOPs); Planes de contingencia (CP); Gestión de seguridad; Informe de incidentes; Mecanismos de prevención y respuesta; Protocolos de comunicación, etc.

• Monitorear, registrar y actualizar la tarjeta de contacto de IRC (tanto el archivo virtual como la versión de Excel), en coordinación con el administrador y el jefe de la misión

Negociación y mediación, análisis de contexto y conflicto, avisos y gestión de incidentes.

Como esta es una misión de puesta en marcha, en sus primeras etapas, el/la consultor/a deberá demostrar compromiso, flexibilidad, creatividad y adaptabilidad; en consecuencia, se espera que el candidato demuestre sus habilidades para adaptar su enfoque a los cambios y las necesidades cambiantes del programa. Además, el rol es parte integral de la puesta en marcha; como tal, el/la consultor/a asesorará, propondrá y ayudará al equipo del programa con ideas, sugerencias y otras tareas. Finalmente, se espera que él/ella pueda trabajar de manera independiente, mantener la automotivación y comunicarse proactivamente con su supervisor.

REQUISITOS

• Un mínimo de 3 años de experiencia laboral sin fines de lucro u ONG dentro de los programas internacionales de asistencia humanitaria con capacidades demostradas en la planificación, organización y ejecución de operaciones de logística y seguridad humanitaria en el campo o experiencia similar y relevante.

• Comprender los principios humanitarios, el código de conducta y el trabajo específico del subsector relacionado con el contexto de campo y operaciones de las ONG.

• Capacidad para obtener una comprensión precisa de las diversas políticas locales, regionales, nacionales e internacionales, posiciones operativas e interacciones operativas, proporcionando informes y análisis dinámicos y claros de las situaciones y políticas de seguridad que se presentan y desarrollan a medida que se producen.

• Poseer movilidad propia en condiciones y licencia de conducir vigente y aceptar usar diariamente el vehículo* (remunerado) por motivos laborales. (Excluyente)

• Previa experiencia local (Ciudad Juarez), preferible y deseable

• Actualización reciente en cuestiones de logística y abastecimiento, seguridad y acceso es un activo

• Se requiere un excelente dominio del español e inglés.

• Flexible y creativo, con capacidad de trabajar de forma independiente, y capaz de automotivarse.

*Deberá adoptar y aceptar las políticas de uso de vehículo y seguridad del IRC.

How to apply:

https://rescue.csod.com/ats/careersite/jobdetails.aspx?site=1&c=rescue&id=5229

clica para mas detalles y aplicar

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Pregunta #7 ¿Conoces a alguien en la empresa? Si alguien que trabaja en la empresa pasó tu currículum al departamento de recursos humanos, reconócelo. Si conoces a alguien que no tiene nada que ver con tu candidatura al puesto de trabajo, menciónalo únicamente si estás seguro de que tiene buena reputación dentro de la compañía. Respuesta recomendada: No hay una respuesta clara, ya que depende de las circunstancias de cada uno. Sé sincero y claro. No está mal visto que hayas llegado a la entrevista por “enchufe”, de hecho, puede ser un punto positivo si sabes manejarlo.
Preguntas que le puedes realizar al entrevistador
2.¿Tiene alguna duda acerca de mi currículum? Hacer esta pregunta te hará mostrarte como alguien seguro, tranquilo y confiado de sus cualidades. Además el entrevistador podrá abordar sin problemas y con confianza todas las dudas que le surjan.